Sitem Penyimpanan Kearsipan

A.  Macam –Macam Sistem Penyimpanan Kearsipan

1.      Sistem Abjad 

     Sistem Abjad adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan BACK

2.      Sistem Geografis  

     Sitem geografis yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit- unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

Contoh Sistem Geografis: Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor wilayah dibeberapa provinsi di pulau jawa dan kegiatan-kegiatannya sampai ke kabupaten-kabupaten. Bentuknya sebagai berikut: Jawa barat jawa tengah jawa timur 1. Bandung Pekalongan Madiun 2. Garut 2. Rembang Malang 3. Sumedang 3. Semarang Kediri BACK

3.      Sistem Kronologis 

     Sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem kronologis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan. BACK

4.       Sistem Nomor  

      Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya. 

Contoh: Keuangan 1.1 Pembayaran gaji 1.2 Tunjangan khusus Perlengkapan
2.1 Meja kerja 2.2 Mesin kantor BACK

5.      Sistem subyek  

     Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.