KONSEP KEARSIPAN

A.   Pengertian Arsip dan Kearsipan

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan setiap badan usaha, baik badan usaha (instansi) pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan penyimpanan warkat, surat-surat, dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut “kearsipan”.

Pengertian Arsip menurut Istilah Bahasa : dilihat dari segi asal katanya, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis “archion” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen) tentang masalah pemerintahan. Pengertian Arsip menurut Kamus/Ensiklopedia Menurut Kamus Bahasa Indonesia (Purwadarminta,1976) arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sbb: 1.Surat tersebut mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan), baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang. 2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

B.  Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan

Sering kita melihat orang-orang sedang berkumpul atau antri didepan loket-loket untuk urusan pembayaran listrik, rumah sakit, bank, kantor perdagangan, kantor walikota, dan tempat-tempat yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat lainnya, semua ingin memperoleh pelayanan yang cepat sehingga petugas harus melayani dengan sabar dan teratur. Dapat dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia, disitu akan terdapat arsip. Hal ini terjadi karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat, baik untuk keperluan administrasi, hukum maupun untuk kepentingan pembuktian yang otetik dan dsb. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau teknologi tinggi seperti komputer.

C.  Penggolongan Arsip

Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauannya:

1.    Penggolongan Arsip menurut Subjek atau isinya : Arsip keungan Arsip kepegawaian Arsip pemasaran Arsip pendidikan,

2.    Penggolongan Arsip menurut Bentuk atau Wujudnya Menurut wujudnya arsip dibagi menjadi empat: Surat Pita rekaman Piringan hitam Mikro filem

3.    Penggolongan Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya

Arsip mempunyai nilai informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberitahuaan, Arsip yang mempuyai nilai kegunaan administrasi ,yaitu arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi, Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah, Arsip yan mempunyai nilai keuangan, Arsip yang mempunyai nilai keuangan, Arsip yang mempunyai nilai pendidikan Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi.

4.    Penggolongan Arsip menurut Sifat Kepentingannya

Arsip nonesinsial Arsip yang diperlukan Arsip penting (important archives) Arsip vital (vital archives )

5.    Pengolongan Arsip menurut Keseringan Penggunaannya

Menurut keseringan penggunaannya, arsip dibedakan menjadi tiga,yaitu: Arsip aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja; Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi kadang-kadang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan pekerjaan; Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan selama-lamanya.

6.     Penggolongan arsip menurut fungsinya

Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Menurut fungsinya arsip dinamis dapat dibedkan menjadi tiga, yaitu: Arsip aktif , yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja; Arsip semiaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun; Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang diperggunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergguanakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

7.    Penggolongan Arsip menurut Tingkat Penyimpan dan Pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip pemerintah dibedakan menjadi empat. Arsip nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi lembaga kearsipan nasional yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat. Arsip nasional di tiap-tiap daerah ibu kota tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat I,( Daerah Istimewa Yogyakarta,Daerah Khusus ibu kota Jakarta ) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip sentral juga disebut arsip makro, atau arsip umum, karena merupakan gabungan atau kumpulan dari beberapa arsip unit. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro, atau arsip khusus, karna hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

8.    Penggolongan Arsip menurut Keasliannya

Arsip asli; Arsip tembusan; Arsip salinan; Arsip berupa petikan.