A.
Pengertian Arsip dan Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan setiap badan usaha, baik
badan usaha (instansi) pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan
dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan penyimpanan warkat,
surat-surat, dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut “kearsipan”.
Pengertian Arsip menurut Istilah Bahasa : dilihat dari segi asal
katanya, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” artinya tempat
untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis “archion” yang berarti balai
kota (tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Pengertian Arsip menurut Kamus/Ensiklopedia Menurut Kamus Bahasa Indonesia
(Purwadarminta,1976) arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut
pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan
arsip apabila memenuhi persyaratan sbb: 1.Surat tersebut mempunyai kepentingan
(bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan), baik untuk masa kini maupun
untuk masa yang akan datang. 2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai
kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
B.
Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan
Sering kita melihat orang-orang sedang
berkumpul atau antri didepan loket-loket untuk urusan pembayaran listrik, rumah
sakit, bank, kantor perdagangan, kantor walikota, dan tempat-tempat yang
berhubungan dengan pelayanan masyarakat lainnya, semua ingin memperoleh
pelayanan yang cepat sehingga petugas harus melayani dengan sabar dan teratur.
Dapat dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia, disitu akan terdapat arsip.
Hal ini terjadi karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari
setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat, baik untuk
keperluan administrasi, hukum maupun untuk kepentingan pembuktian yang otetik
dan dsb. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan
peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau teknologi
tinggi seperti komputer.
C. Penggolongan Arsip
Arsip
dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung pada
segi peninjauannya:
1.
Penggolongan Arsip menurut Subjek
atau isinya : Arsip keungan Arsip kepegawaian Arsip pemasaran Arsip pendidikan,
2.
Penggolongan Arsip menurut Bentuk
atau Wujudnya Menurut wujudnya arsip dibagi menjadi empat: Surat Pita rekaman
Piringan hitam Mikro filem
3.
Penggolongan Arsip menurut Nilai
atau Kegunaannya
Arsip
mempunyai nilai informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan
informasi atau pemberitahuaan, Arsip yang mempuyai nilai kegunaan administrasi
,yaitu arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam
usaha mencapai tujuan organisasi, Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah Arsip yang mempunyai nilai kegunaan
ilmiah, Arsip yan mempunyai nilai keuangan, Arsip yang mempunyai nilai
keuangan, Arsip yang mempunyai nilai pendidikan Arsip yang mempunyai nilai
dokumentasi.
4.
Penggolongan Arsip menurut Sifat
Kepentingannya
Arsip
nonesinsial Arsip yang diperlukan Arsip penting (important archives) Arsip
vital (vital archives )
5.
Pengolongan Arsip menurut
Keseringan Penggunaannya
Menurut
keseringan penggunaannya, arsip dibedakan menjadi tiga,yaitu: Arsip aktif,
yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja; Arsip
pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja,
tetapi kadang-kadang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan pekerjaan;
Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan selama-lamanya.
6.
Penggolongan arsip menurut fungsinya
Arsip
dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Menurut fungsinya arsip dinamis dapat dibedkan menjadi
tiga, yaitu: Arsip aktif , yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja; Arsip semiaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun; Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang diperggunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak
dipergguanakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
7.
Penggolongan Arsip menurut Tingkat
Penyimpan dan Pemeliharaannya
Menurut
tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip pemerintah dibedakan menjadi
empat. Arsip nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi
lembaga kearsipan nasional yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat. Arsip
nasional di tiap-tiap daerah ibu kota tingkat I, termasuk daerah-daerah yang
setingkat dengan daerah tingkat I,( Daerah Istimewa Yogyakarta,Daerah Khusus
ibu kota Jakarta ) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
Arsip
sentral, yaitu arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan
penyimpanannya. Arsip sentral juga disebut arsip makro, atau arsip umum, karena
merupakan gabungan atau kumpulan dari beberapa arsip unit. Arsip unit, yaitu
arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip
unit disebut juga arsip mikro, atau arsip khusus, karna hanya khusus menyimpan
arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
8.
Penggolongan Arsip menurut
Keasliannya
Arsip asli; Arsip tembusan;
Arsip salinan; Arsip berupa petikan.
